جهت نام نویسی و دریافت کد فراگیر می بایست یک اسکن یا عکس واضح و باکیفیت از صفحه اصلی گذرنامه (آن صفحه که دارای مشخصات و عکس متقاضی می باشد) را هنگام تکمیل درخواست انتخاب و ارسال نمایید.
توجه نمایید که تنها مدرک شناسایی قابل قبول تصویر صفحه اصلی گذرنامه دارای تاریخ انقضاء معتبر می باشد لذا از ثبت درخواست و ارسال مدارک منقضی و یا ارسال هرگونه مدرک شناسایی دیگر جدا خودداری نمایید زیرا منجر به رد درخواست شما خواهد شد.
اگر می خواهید توسط موبایل تان عکس بگیرید ، به این نکته توجه داشته باشید که می بایست از نورهای مصنوعی (مانند فلاش) یا قرارگرفتن زیر لامپ های مهتابی اجتناب کنید زیرا مدرک ارسالی غیر قبول خواهد بود و موجب رد درخواست شما خواهد شد و می بایست مجدد تصویر واضح از صفحه اصلی گذرنامه را ارسال نمایید لذا عکس برداری از گذرنامه را در یک محیط با نور طبیعی مناسب انجام دهید.
در مورد اتباعی که کمتر از هجده/۱۸ سال سن دارند و به صورت انفرادی دارای گذرنامه نمی باشند (مانند فرزندان) که مشخصات ایشان در گذرنامه قیم ایشان (مانند پدر یا مادر) درج شده است یا اتباعی که مشخصات ایشان در گذرنامه همسر ثبت شده است ، اگر نیاز به دریافت کد فراگیر دارند می بایست در هنگام ثبت درخواست علاوه بر ارسال آن صفحه از گذرنامه که مشخصات و عکس ایشان (فرد متقاضی) در آن ذکر شده است، صفحه اصلی گذرنامه که مشخصات قیم قانونی در آن موجود است را نیز ارسال نمایند